Aplikacja wypełnia ustawowy obowiązek prowadzenia rejestru naruszeń, wynikający z art. 29 ust. 1 pkt 1 Ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
W menu firmy -> ustawienia dodatków określ adres, pod jakim będzie dostępny moduł Sygnaliści w Twojej firmie. Przykład jest widoczny na obrazku.
Spacje w adresie są niedozwolone i będą zamienione automatycznie na znaki „-„. Jeśli dany adres jest używany przez inną firmę, zostaniesz o tym poinformowany i musisz zmienić adres.
Na powyższym przykładzie widać że adres Twojej aplikacji do zgłaszania nieprawidłowości to:
https://app.procebiura.pl/biuro-rachunkowe/sygnalista
Możesz ten adres podać pracownikom, współpracownikom czy klientom. Możesz go też umieścić we własnej procedurze. Optymalnym rozwiązaniem jest umieszczenie linku na własnej stronie www oraz poinformowanie wszystkich zainteresowanych o sposobie zgłaszania nieprawidłowości.
Następnie możesz określić kategorie zgłoszeń, które będziesz rozpatrywać. Domyślnie są dodane kategorie obowiązkowe, wynikające z ustawy. Możesz je edytować i usuwać (czego absolutnie nie zalecamy!) oraz możesz dodawać własne. Przykładowo, jeśli zdecydowałeś się przyjmować zgłoszenia o nieprawidłowościach w korzystaniu z aut służbowych, po prostu dopisz nową kategorię.
Sygnalista powinien wejść na stronę będącą adresem twojej aplikacji. Po wejściu będzie widział formularz zgłoszenia, jak poniżej. Chcąc dokonać zgłoszenia, należy wypełnić wymagane pola. Domyślnie imię i nazwisko jest obowiązkowe. Jeśli twoja procedura przewiduje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, sygnalista może w tym miejscu wpisać dowolną treść np. „anonim”.
Oprócz treści zgłoszenia możliwe jest dodawanie załączników, np. dowodów potwierdzających prawdopodobieństwo naruszenia prawa. System przyjmuje maksymalnie 5 załączników. Błędnie dodane załączniki można usuwać.
Po uzupełnieniu zgłoszenia należy nacisnąć „Wyślij zgłoszenie”
Po dokonaniu zgłoszenia pojawia się informacja o jego przyjęciu.
Jeśli jest to zgłoszenie całkowicie anonimowe, sygnalista może zobaczyć swoje zgłoszenie klikając przycisk „zobacz zgłoszenie”. Adres linku musi zapisać, gdyż nie da się go odzyskać w żaden inny sposób.
Natomiast jeżeli Sygnalista podał swój adres email, to otrzyma na niego powiadomienie o przyjęciu zgłoszenia, wraz z linkiem do niego i może do niego zaglądać wielokrotnie.
Po kliknięciu w link można przeglądać zgłoszenie, otrzymane odpowiedzi oraz wysyłać dodatkowe informacje.
Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń w Twoim Biurze Rachunkowym ma możliwość przeglądania zgłoszenia, przyjęcia bądź odrzucenia go, korespondowania z Sygnalistą oraz zamknięcia zgłoszenia.
Na przyjęcie zgłoszenia zgodnie z ustawą jest 7 dni. Kliknięcie „Przyjmij zgłoszenie” powoduje akceptację zgłoszenia. Sygnalista, o ile podał adres email, otrzyma informację o przyjęciu zgłoszenia.
Na rozpatrzenie zgłoszenia oraz udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście wyznaczono termin 3 miesięcy. W tym czasie możliwe jest prowadzenie „korespondencji” z Sygnalistą poprzez aplikację. Sygnalista, który podał adres email, otrzyma powiadomienie o każdej aktualizacji zgłoszenia.
Na każdym etapie możliwe jest zamknięcie zgłoszenia bądź odrzucenie zgłoszenia – jeśli w toku analizy okaże się, że nie mogło ono być przyjęte.
Zgodnie z ustawą możliwe jest usuwanie danych osobowych, których przetwarzanie jest zbędne. Służy do tego przycisk „usuń zbędne dane”.
Po wpisaniu treści do zmiany jest ona wyszukiwana i zastępowana treścią {USUNIĘTO DANE OSOBOWE: data}.
Podczas zamykania zgłoszenia należy określić czy stwierdzono naruszenia oraz napisać jakie działania następcze podjęto.
Po zamknięciu zgłoszenia dalsza wymiana informacji nie będzie możliwa.
Wszystkie zgłoszenia można przeglądać w programie
